Kollektiv intelligens

i coronatider

Hur hanterar svenska ledare en verksamhet i kris?

Sedan mitten av mars har coronavirusets stora påverkan på samhället blivit tydlig. I kölvattnet på rekommendationer om inställda evenemang och möten, restriktioner för resande och stängda arbetsplatser och skolor står chefer och ledare och hanterar en skärpt vardag och en oviss framtid.

Nordic School of Management har vänt sig till chefer och ledare i sitt nätverk för att stämma av nuläget och be dem dela med sig av erfarenheter och tips. Här bjuder vi på en sammanställning av alla svar.

“Att avdramatisera utan att 
förneka någons rädsla

och 
samtidigt vara bestämd och lugn 


kan vara väldigt svårt”

Nuläget

LEDARSKAPET

“Vi är så påverkade av andra verksamheter i andra länder så vi kan inte överblicka vilka konsekvenserna blir. Däremot jobbar vi med olika tänkbara scenarier för att ha handlingsberedskap.”


Att analysera ett läge som hela tiden förändras, att utifrån det fatta kloka beslut och att förmedla det på ett bra sätt är det som upplevs som den tyngsta utmaningen i ledarskapet just nu. Att finna rätt sammanhang för att hantera sin egen oro och sina funderingar är också svårt.

Arbetsvardagen

“Det finns många som tycker, och som tar egna initiativ. Här krävs klara riktlinjer från företaget”


Digitala möten, mindre resande och skärpt hygien håller på att bli helt naturligt och engagemanget från medarbetarna är stort.

Många vittnar om att de redan har förutsättningar för arbete hemifrån vilket underlättar. Men att leda och samordna verksamhet när man inte ses, att se till att alla är effektiva och kommunikativa vid distans/hemarbete ställer nya krav på ledarskapet.

produktionen

“Vår produktion kommer säkert få störningar både pga brist på artiklar men också brist på personal.”


Många chefer lyfter oro för stoppad eller kraftigt minskad produktion på grund av sjukdom i personalstyrkan eller på grund av att underleverantörernas verksamhet drabbas. Ökade lönekostnader för övertidsersättning och beordring av arbetskraft nämns också. Att analysera situationen rätt för att säkra produktionen och arbetstillfällena ställer stora krav på ledarna.

kunderna

“Det finns naturligtvis ett liv efter detta - våra kunder investerar och tänker långsiktigt och då måste vi också tänka så.”


Besöksnäringar, utbildningsföretag och upplevelseindustrin berättar om helt tömda bokningskalendrar. Även i andra branscher beskriver cheferna att många kunder fokuserar på att säkra sina verksamheter och skjuter på köpbeslut eller avbokar beställningar. De största utmaningarna för cheferna är att nå fram till kunderna, att hitta nya sätt att kommunicera på och att utveckla sina erbjudanden efter de nya behoven.

Stämningen

“Att avdramatisera utan att förneka någons rädsla och samtidigt vara bestämd och lugn kan vara väldigt svårt.”


Ingen nämner att smittan nått personalgruppen än - men ändå har den stor påverkan. Splittrat fokus, oro, många frågor, rykten, krav på handling, låg energi är vardag. Behovet av att bidra med effektiv kommunikation, att behålla lugnet på arbetsplatsen och att få fokus på leveransen nämner många chefer som den största utmaningen just nu.

utvecklingen

“I grunden kan det faktiskt påverka oss hyfsat positivt då det kan effektivisera processer och ge tid till att genomföra vissa förändringar.”


Behovet av att satsa och utveckla för framtiden är inte mindre nu än förut men att välja väg och visa riktning är svårt. Flera beskriver att inbromsningen skapar förutsättningar för innovation och förnyelse av såväl arbetsmetoder som affärsmodeller. Hur kan man skruva på verksamheten för att följa behoven hos kunder och medarbetare? Utmaningen är att orka lyfta blicken hos sig själv och medarbetarna och titta några år framåt, till tiden efter corona.


“I grunden kan det faktiskt påverka oss hyfsat positivt då det kan effektivisera processer och ge tid till att genomföra vissa förändringar.”

Tips från chef till chef

Aktivt ledarskap

Ta ledningen aktivt. Syns och hörs. Var mer närvarande än i vanliga fall. Ha fler möten och fler avstämningar än vanligt.

Var extra tydlig när det gäller förväntningar och leveranser, särskilt till dem som jobbar hemifrån eller har svårt att fokusera.

Fatta inga förhastade beslut. Stäm av vilka regler, rutiner och beslut som gäller externt och inom företaget. Hitta inte på egna lösningar. 

Behåll lugnet

Förmedla lugn och trygghet till medarbetarna. Det är helt ok att känna sig svag eller att be om hjälp men lyft din oro och dina frågor i forum med andra chefer - inte inför medarbetarna.

Upprätta en krisgrupp eller ett chefsforum där ledare kan få ventilera sina frågor.


Kommunicera mer med kunderna

Skapa en bra kanal, via förslagsvis telefon eller mail, till kunderna där du kan återkomma med regelbunden information och ta emot frågor.

Berätta att det är business as usual - om det är det. Och vad som gäller om det inte är det. Fråga om deras behov just nu. Kan ni ändra något i er leverans för att få en affär?

Upprätta en krisgrupp eller ett chefsforum där ledare kan få ventilera sina frågor.


Skapa normalitet och återför fokus

Var med på fikastunden, klappa på axel, lyssna på oro och frågor. Men stå för normaliteten! Återför fokus till verksamheten och arbetsuppgifterna, leverans enligt förväntningar och planer för framtiden. 


Ta ägandeskap över den interna kommunikationen

Ha korta och täta och regelbundna möten. Hellre för mycket information än för lite. Finns inget att säga - berätta det. 
Använd bara säkra källor, som folkhälsomyndigheten.
Fånga upp rykten och dementera och berätta vad som gäller.
Kontra mediebilden med fakta som är aktuella för er. 


“Det finns många som tycker, och som tar egna initiativ. Här krävs klara riktlinjer från företaget”